Riksarkivets är den instans som allt sedan 1953 har ansvarat för statens heraldiska verksamhet. Och som all annan statlig verksamhet finns det förordningar som reglerar arbetet.
Riksarkivet har endast en rådgivande funktion i heraldiska ärenden. De kan inte gå in och bestämma hur ett heraldiskt vapen ska utformas ens om det förs av en statlig eller kommunal institution. Däremot kan de rådgöra med institutionerna vilket ofta brukar ge resultat. Ett undantag är väl Västra Götalands länsvapen från 1997.
För att se hur statens heraldiska verksamhet är organiserad har jag gjort ett utdrag ur riksdagens instruktioner för Riksarkivet från 1977 till 1997. Det är som sagt endast utdrag och jag har gått hårt fram i redigeringen. Hela lagtexten finns att läsa i Svensk lagsamling. Tyvärr har riksdag och regering haft lite svårt att bestämma sig om hur de vill ha riksarkivet. Därför har instruktionerna avlöst varandra. Men det finns läsvärde i dem alla, här presenterade i omvänd ordning.
Instruktion 1997
Instruktionen är endast ett komplement till den som utfärdades 1995. Därför innehåller den bara mer övergripande instruktioner och inget som direkt berör heraldiken. Men eftersom den utökar Riksarkivets verksamhet är den med här.
Utfärdad: 1997-12-04
3 § Riksantikvarieämbetet skall ha ett specialbibliotek för forskning och utveckling inom områdena kulturmiljö, arkeologi, medeltidens konsthistoria och numismatik.
4 § Utöver de uppgifter som myndigheten har enligt 1 och 2 §§ får myndigheten inom sitt ansvarsområde åta sig att mot avgift utföra undersökningar, utredningar och andra uppdrag åt myndigheter och enskilda.
För uppdragen får myndigheten ta ut ersättning motsvarande kostnaden för verksamheten.
Instruktion 1995
Under 90-talet har det tydligen varit svårt att finna en lämplig form för Riksarkivets verksamhet. På tio år har fyra instruktioner utfärdats med liten inbördes skillnad om man betänker det praktiska arbetet.
Utfärdad: 1995-06-01, Uppdaterad: t.o.m. SFS 1997:1173
8 § Riksarkivet har hand om statens heraldiska verksamhet och skall särskilt se till att vapen eller heraldiska emblem som syftar på staten eller statsmyndigheterna utförs i enlighet med heraldiska normer. Riksarkivet skall också verka för att bestämmelser om Sveriges flagga iakttas.
På uppdrag av kommunerna får Riksarkivet upprätta förslag till kommunala vapen och genomföra heraldiska utredningar om sådana vapen. Riksarkivet får också göra andra utredningar och vidta andra åtgärder på det heraldiska området.
14 § Hos Riksarkivet finns vidare (förutom krigsarkivet och de nämnder som riksarkivarien beslutar om)
1. en nämnd för heraldisk verksamhet (Heraldiska nämnden),
2. en nämnd för enskilda arkiv.
15 § Heraldiska nämnden skall lämna yttrande till Riksarkivet i ärenden om antagande av kommunala vapen, i ärenden som avses i 3 § fjärde stycket lagen om Sveriges riksvapen samt i de andra heraldiska frågor och frågor om Sveriges flagga som riksarkivarien bestämmer.
Nämnden består av riksarkivarien, som är nämndens ordförande, och tre ledamöter som utses särskilt, en av Riksantikvarieämbetet och två av regeringen. För var och en av de särskilda ledamöterna finns en suppleant som utses på samma sätt. Nämnden utser inom sig vice ordförande.
33 § Riksarkivet skall ta betalt för de uppdrag som utförs inom det heraldiska området.
Instruktion 1991
Instruktionen från 1991 innebar att heraldiken tonades ned. Däremot innebar den nya instruktionen att inflytandet över heraldiken inte förändrades.
Utfärdad: 1991-07-09, Upphävd: 1995-07-01, Uppdaterad: t.o.m. SFS 1995:184
8 § Riksarkivet har hand om statens heraldiska verksamhet och skall särskilt se till att vapen eller heraldiska emblem som syftar på staten eller statsmyndigheterna utförs i enlighet med heraldiska normer. Riksarkivet skall också verka för att bestämmelser om Sveriges flagga iakttas.
På uppdrag av kommunerna får riksarkivet upprätta förslag till kommunala vapen och verkställa heraldiska utredningar om sådana vapen. Riksarkivet får också göra andra utredningar och vidta andra åtgärder på det heraldiska området.
14 § Hos riksarkivet finns vidare
1. en nämnd för heraldisk verksamhet (heraldiska nämnden),
2. en nämnd för enskilda arkiv.
15 § Heraldiska nämnden skall avge yttrande till riksarkivet i ärenden om antagande av kommunala vapen, i ärenden som avses i 3 § fjärde stycket lagen om Sveriges riksvapen samt i de andra heraldiska frågor och frågor om Sveriges flagga som riksarkivarien bestämmer.
Nämnden består av riksarkivarien, som är nämndens ordförande, och tre ledamöter som utses särskilt, en av riksantikvarieämbetet och statens historiska museer och två av regeringen. För var och en av de särskilda ledamöterna finns en suppleant som utses på samma sätt. Nämnden utser inom sig vice ordförande.
35 § Riksarkivet skall ta betalt för de uppdrag som utförs inom det heraldiska området.
Instruktion 1988
1988 förnyades instruktionen för Riksarkivet. För den heraldiska verksamheten innebar det ingen större skillnad.
Utfärdad: 1988-11-17, Upphävd: 1991-07-01
3 § Riksarkivet skall särskilt
… 5. ha hand om statens heraldiska verksamhet,
8 § Riksarkivet skall se till att vapen eller heraldiska emblem som syftar på staten eller statsmyndigheterna utförs i enlighet med heraldiska normer. Riksarkivet skall också verka för att bestämmelser om Sveriges flagga iakttas.
På uppdrag av kommunerna får riksarkivet upprätta förslag till kommunala vapen och verkställa heraldiska utredningar om sådana vapen. Riksarkivet får också göra utredningar och vidta andra åtgärder på det heraldiska området.
Riksarkivet skall höra den heraldiska nämnden i ärenden om antagande av kommunala vapen och i ärenden som avses i 3 § fjärde stycket lagen om Sveriges riksvapen samt i andra heraldiska frågor av principiell betydelse eller av särskild vikt.
15 § Hos riksarkivet finns vidare
1. en rådgivande nämnd för svensk arkivinformation,
2. en nämnd för heraldisk verksamhet (heraldiska nämnden),
3. en nämnd för enskilda arkiv,
4. en nämnd för svenskt diplomatarium.
17 § Heraldiska nämnden skall ge riksarkivet råd och upplysningar i heraldiska frågor och i frågor som rör Sveriges flagga. Nämnden skall också avge yttranden i de heraldiska ärenden och de ärenden som rör Sveriges flagga som riksarkivet bestämmer.
Nämnden består av riksarkivarien, som är nämndens ordförande, och tre ledamöter som utses särskilt, en av riksantikvarieämbetet och statens historiska museer och två av regeringen. För var och en av de särskilda ledamöterna finns en suppleant som utses på samma sätt. Nämnden utser inom sig vice ordförande.
37 § Riksarkivet skall ta betalt för de uppdrag som utförs inom det heraldiska området.
Instruktion 1977
Förordning (1977:553) med instruktion för riksarkivet;
Uppdaterad: t.o.m. SFS1986:937 Författningen är upphävd genom SFS 1988:1187
1 § Allmänna verksstadgan skall tillämpas på riksarkivet.
2 § Riksarkivet utövar högsta inseendet över det offentliga arkivväsendet och handlägger arkivärenden som ej ankommer på annan myndighet.
Riksarkivet är arkivmyndighet och arkivdepå samt chefsmyndighet för landsarkiven. Riksarkivet har hand om statens heraldiska verksamhet.
7 § Riksarkivet skall utge Meddelanden från svenska riksarkivet, Svenskt diplomatarium och andra publikationer av betydelse för forskning och arkivvård. (viktiga heraldiska källor)
8 a § Riksarkivet skall se till att vapen eller heraldiska emblem som syftar på staten eller statsmyndigheterna utförs i enlighet med heraldiska normer.
På uppdrag av kommunerna får riksarkivet upprätta förslag till kommunala vapen och verkställa heraldiska utredningar om sådana vapen. Riksarkivet får även i andra fall åta sig uppdrag att utföra utredningar eller andra åtgärder på det heraldiska området.
Riksarkivet skall ta betalt för de uppdrag som utförs inom det heraldiska området enligt grunder som beslutas av riksarkivet efter samråd med riksrevisionsverket. Förordning (1983:415).
11 § Hos riksarkivet finns en rådgivande nämnd för heraldisk verksamhet (heraldiska nämnden). Nämnden består av riksarkivarien, som är nämndens ordförande, och tre ledamöter som utses särskilt, en av riksantikvarieämbetet och statens historiska museer och två av regeringen. För var och en av de särskilt utsedda ledamöterna finns en suppleant som utses i samma ordning. Nämnden utser inom sig vice ordförande. För nämnden gäller i övrigt 29 a §.
Till riksarkivet är knuten en nämnd för enskilda arkiv. Nämnden består av riksarkivarien, som är nämndens ordförande, och sex andra ledamöter, som regeringen utser särskilt. Nämnden utser inom sig vice ordförande. För nämnden gäller i övrigt 27–29 §§.
29 a § Den heraldiska nämnden skall, på begäran av riksarkivet, ge råd och upplysningar till arkivet i heraldiska frågor och avge yttranden i de heraldiska ärenden som arkivet bestämmer.
Det åligger riksarkivet att höra den heraldiska nämnden i ärenden om antagande av kommunala vapen och i ärenden som avses i 3 § fjärde stycket lagen om Sveriges riksvapen samt i andra heraldiska frågor av invecklad beskaffenhet eller av principiell betydelse.
Föredragande i nämnden är den som riksarkivet förordnar.
30 § Ordföranden och de ledamöter i styrelsen, som regeringen utser särskilt, förordnas för högst tre år. Förordnade kan förlängas en gång. Om särskilda skäl föreligger kan förordnande förlängas mer än en gång.
De ledamöter av nämnden för enskilda arkiv och av heraldiska nämnden, som utses särskilt, förordnas för högst tre år i sänder. Förordning (1986:40)